La réconciliation des paiements, un outil clé pour la croissance

La réconciliation des paiements, un outil clé pour la croissance

La croissance d’une entreprise, qu’elle que soit son activité, passe souvent par son internationalisation et son développement en ligne. La multiplication des moyens de paiement et des marchés internationaux confronte les directions financières aux limites de leurs pratiques traditionnelles de gestion des transactions monétaires.

En 2017, selon une étude Price Waterhouse et Cooper (PwC) pour la DFCG, le développement de l’activité figure au troisième rang des enjeux stratégiques des directeurs administratifs et financiers (DAF). Pour une bonne part, ce développement passe aujourd’hui par le digital, et par la capacité à accéder à de nouveaux marchés en ligne à l’étranger. Les directions administratives et financières se voient demander avec toujours plus d’insistance d’accompagner les métiers ou les directions commerciales sur de nouveaux segments. Et cela s’accompagne régulièrement de reproches formulés sur le fait que leurs processus de gestion des encaissements, par manque d’agilité, sont un frein à l’accélération digitale des activités. Lorsqu’on les interroge sur ce sujet, les DAF estiment se retrouver souvent seuls face à la gestion de ces problématiques. Leurs interlocuteurs dans la banque ou chez les éditeurs de logiciels de gestion, n’auraient pas suffisamment anticipé le changement en train de s’opérer.

L’international, au-delà des pays voisins

Il est vrai que pendant longtemps, le commerce international en ligne, du point de vue de la gestion des encaissements, se résumait à une organisation relativement simple qui reproduisait, peu ou prou, celle du monde physique. L’activité de vente à l’étranger se limitait elle aussi, dans bien des cas, à des échanges avec quelques pays limitrophes ayant des réglementations similaires sinon une monnaie commune. Depuis, sous l’influence d’acteurs véritablement mondiaux comme Amazon ou le chinois Alibaba, l’e-commerce international a complètement changé de visage. International veut aujourd’hui dire global. En matière de gestion des encaissements, cela veut dire être en capacité d’accepter et de gérer des flux d’encaissement beaucoup plus nombreux et complexes qu’auparavant. Ces flux impliquent en effet une conversion monétaire, parce qu’ils reposent sur des moyens de paiement propres aux pays où ils ont lieu, parce que la réglementation ou le régime fiscal sont différents, etc.

Piloter la profitabilité

Pour mieux comprendre la problématique posée, prenons l’exemple d’une PME du luxe français qui souhaite vendre en ligne à une clientèle chinoise. Elle devra dans un premier temps comprendre comment les consommateurs chinois achètent en ligne, et quels sont les moyens de paiement qu’ils s’attendent à trouver sur le site de e-commerce. Il lui faudra ensuite prendre en compte les différentes problématiques liées à la vente, telles que les usages en matière de règlement des litiges, les obligations réglementaires ou fiscales, et enfin les mécanismes de commissionnement en vigueur tout au long de la chaîne de valeur, notamment celles prises par les intermédiaires chinois (opérateur de paiement, acquéreur…). A toutes les étapes, il conviendra également d’envisager le risque de change et organiser le rapatriement des fonds. Enfin, elle devra réintégrer les données de ces transactions afin de réconcilier les encaissements et les ventes et déterminer finalement quelle est la marge réelle de chaque opération de vente en ligne. Ces opérations détaillées, il n’est pas difficile d’en mesurer tout le caractère critique pour la direction financière, dont la mission, faut-il le rappeler, est d’abord de piloter la profitabilité de l’activité.

Cesser d’improviser

La difficulté pour notre société exemple consiste d’abord à démultiplier ce processus pour chacun des circuits d’encaissement mis à disposition sur le site. Il y a en effet fort à parier qu’une telle entreprise ne vend pas qu’en Chine, mais aussi en Russie, ou au Japon et pourquoi pas en Amérique du Sud. Pour la direction financière, cela fait autant de procédures de réconciliation que de pays et de moyens de paiement. Pour se faire une idée de la complexité, imaginez un particulier qui souhaite savoir à tout moment ce qui lui reste sur son compte. S’il ne possède qu’une carte de débit, il n’aura aucun effort à faire. Avec une carte de crédit à débit différé, il devra se livrer à quelques calculs. S’il détient plusieurs cartes de crédit utilisant des monnaies différentes, la tâche peut rapidement devenir titanesque.

De manière assez surprenante, les directions financières qui évoquent ces problématiques de réconciliation des paiements ne sont pas seulement celles qui ont vocation à exporter. Qu’elles vendent des produits ou des services, ces dernières n’en sont pas moins exposées à la concurrence de plus en plus vive de sociétés installées à l’autre bout du monde, qui utilisent le digital pour venir s’implanter sur des marchés nationaux jusque-là relativement captifs. Toutes ces entreprises s’accordent à reconnaître qu’elles ont abordé le sujet de manière souvent peu structurée et au cas par cas. Elles veulent aujourd’hui cesser d’improviser face à l’empilement inextricable de procédures manuelles qu’elles ne parviennent plus à traiter. Le phénomène s’est encore accéléré ces dernières années avec la multiplication quasi exponentielle des moyens de paiement dits alternatifs. Du point de vue de la gestion de la trésorerie, chacun d’eux doit en effet être considéré comme un flux distinct, dont la comptabilisation obéit bien souvent à des règles spécifiques.

Comprendre la vraie nature du digital

Les évolutions prévisibles de l’industrie du paiement interdisent d’ores et déjà tout espoir de considérer cette complexité comme une étape transitoire. L’innovation en matière de moyens de paiement se poursuit à un rythme d’autant plus accéléré qu’elle va de pair avec une transformation plus large des usages sous les effets du digital. Demain, les entreprises devront non seulement être en mesure d’accepter les moyens de paiement numériques actuels, comme les wallets du type Apple Pay ou AliPay, mais aussi les transactions générées à partir d’objets connectés embarqués dans les voitures, les transports collectifs, l’électroménager connecté… Ces évolutions permanentes révèlent doublement la vraie nature du digital. D’abord parce que celui-ci ne transforme pas seulement les procédures ou les systèmes d’information, mais oblige les entreprises à se donner les moyens d’intégrer dynamiquement les nouveaux usages au fur et à mesure qu’ils se développent. Décrite comme telle, la tâche paraît au mieux disproportionnée par rapport aux capacités des entreprises, tant en technologies qu’en expertise. Cette nouvelle économie digitale est si complexe qu’elle ne peut être embrassée d’un seul tenant, et encore moins par les acteurs traditionnels de l’entreprise que sont les éditeurs de logiciels de gestion ou les banques.

Prendre de la hauteur

D’une certaine manière, les directions financières sont dans une situation d’entre deux lorsqu’il s’agit d’un accompagnement, par leurs interlocuteurs habituels, sur la vue globale des fonctions de traitement de la chaîne de paiement et d’encaissement digital. Ni les uns ni les autres ne disposent de toute l’étendue des expertises nécessaires pour répondre au problème posé. En la matière, les directions financières ont plutôt intérêt à se tourner vers l’industrie du paiement. Stimulés par les attentes du e-commerce et le développement des places de marché internationales en BtoC comme en BtoB, les professionnels du paiement se sont d’ores et déjà engagés dans cette transformation en proposant des services de collecting, de reporting, de réconciliation, de payin et de payout… Au lieu de chercher à réaliser eux-mêmes ces services, les directions financières pourront alors s’appuyer sur ces experts et joueront pleinement leur rôle de chef d’orchestre de l’écosystème financier et technique (fintech) de l’entreprise, au service de l’accélération de la croissance.

Vendre en ligne ses produits en Chine (recommandations non exhaustives)

1 — Analyse des coûts

2 — Ouvrir la boutique

3 — Gestion des paiements

Évaluer les coûts de la chaine de valeur :

  • Prestataire logistique
  • Clearing douanier, taxation
  • Règles de facturation
  • Solution d’encaissement des paiements
  • Solution de décaissement des paiements
  • Besoin de trésorerie, couverture du risque
  • Accompagnement marketing, intermédiaire de vente, localisation
  • Frais d’accompagnement juridique
  • Cahier des charges du site Internet
  • Quelle interface de vente, quelle information à faire figurer, quelle disposition du site, quelle expérience utilisateur
  • Création/intégration du site internet + accréditation du site par l’État
  • OU intégration dans une solution d’intermédiation de vente
  • Choix des moyens de paiement offrant le meilleur taux d’acceptation
  • Ouverture du compte en Yuan (pour l’encaissement et le décaissement)
  • Ouverture des contrats des systèmes de paiement/collecte des fonds nécessaires (basé sur les habitudes de paiement des clients)
  • Solution de recouvrement (pour la vente en gros) et éventuellement une assurance
  • Solution de crossbording des fonds (convertibilité encadrée monnaie chinoise)
  • Intégration de la solution crossbording dans le système de gestion trésorerie (FX rate, montant transféré, date de transfert, état actuel des comptes)
  • Intégration des règles de facturation dans le système de facturation (taxes, frais monétiques, frais bancaires, frais logistiques)

Principales méthodes de paiement en 2017 par ordre d’importance

Virement bancaire (SEPA en Europe) Principalement utilisé dans les transactions entre entreprises (B2B) mais aussi très prisé des consommateurs en Hollande, en Allemagne ou en Pologne. Selon le Worldpay annual report 2016, les virements représenteront 13% des paiements en Europe à horizon 2020
E-WalletCe système permet au consommateur de stocker de l’argent dans leur e-wallet afin de le réutiliser ensuite pour des achats en ligne ou en magasin. Le chiffre d’affaires des Wallets pourrait dépasser 668 milliards de dollars en 2019.
Paiement par créditPermet aux utilisateurs de payer en plusieurs mensualités, et de moduler leur remboursement ; ce moyen de paiement est très populaire en France.
Paiement sur factureSolution préférée en B2B traditionnel, le paiement sur facture est aussi populaire auprès des particuliers, notamment en Scandinavie ou les pays alémaniques.
Cartes prépayées et Carte cadeauLes cartes prépayées peuvent être soit achetées auprès d’un opérateur spécialisé soit auprès de l’enseigne et utilisées comme bon d’achat. Elles représentent 14 milliards de dollars d’échanges chaque année.
Paiement en réseau de distributionAvec cette méthode, l’achat est réglé dans une boutique ou un point de contact au moyen d’un code ou d’un code barre correspondant à la transaction en ligne.
Paiement socialAussi appelé tirelire électronique, ce système permet à plusieurs personnes de verser de l’argent dans un pot commun digital, dont le montant pourra ensuite être réutilisé par le bénéficiaire pour acheter en ligne.
Paiement sur facture opérateurCette possibilité est offerte dans de nombreux pays par les opérateurs mobiles, généralement pour des transactions de faible valeur.
Crypto-monnaiesCes monnaies électroniques comme le Bitcoin reposent sur une valeur universelle convertible dans les principales monnaies. Elles permettent d’effectuer des transactions en échappant au risque de change.